中文版 English 書記信箱 院長信箱

通知公告當前位置: 首頁 >> 學院新聞 >> 通知公告 >> 正文

關于做好2018年檔案材料移交工作的通知

發布時間:2019年01月15日    來源:    點擊數:

校屬各單位:

為確保2018年度各部門檔案材料能及時歸檔,方便校內外師生查詢利用檔案,請各單位務必在寒假后開學的第二至第三周(2019年3月9日前)將2018年本部門產生的或上級發文應歸檔的文件材料(原件)整理好移交檔案館,具體時間見后。現將移交過程中的注意事項通知如下:

一、歸檔范圍

詳見附件一《湖北醫藥學院歸檔范圍及保管期限表》

注:1、各部門對照歸檔范圍若有不相符之處,望及時反饋檔案館,以便修訂。2、新成立單位歸檔范圍尚末列入附件一中,相關部門可根據本部門實際情況,將檔案材料進行移交。

二、各類別檔案的歸檔要求

詳見附件二《各類別檔案歸檔內容及具體要求》

注:1、學校舉辦的各類重大活動檔案材料由主辦部門負責收集整理,整套移交。2、2018年各部門工作總結和計劃由本部門加蓋公章進行移交。

三、其它注意事項

1、各部門兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、整理,確保檔案材料收集齊全、完整,并按時移交檔案館。

2、歸檔材料必須完整,檔案整理過程中需逐(件)檢查,做到不缺項、不漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏,特別是附件不能遺漏。

3、對于保密性較強檔案材料,在移交時應加以說明。

四、檔案移交流程與時間

(一)填寫移交清單(見附件三)

1、檔案材料移交前,移交方需將電子目錄傳給檔案館相應的接收人審閱,審核通過后方可將紙質材料移交檔案館。檔案材料移交時,必須是兼職檔案員本人。

2、移交檔案材料時,移交方與接收方須填寫檔案移交清單,一式二份,內容較多的需加編頁號,經交接雙方簽字后各留一份備查。(注:年終檔案評分以移交清單為準)

3、 檔案材料移交時間:

2019年2月25日----3月1日:教學科研輔助單位、教學實驗中心

2019年2月25日----3月1日:二級學院、獨立學院、附屬醫院

2019年3月4日----8日:黨政機關

四、各類檔案材料移交聯系人

序號

檔案類別

聯系人

電話

QQ

1

黨群、行政、教學(含電子版)檔案材料

熊珊珊

13593743875小號:67813

32577604

2

科研、基建(含房、地產證書)、設備及招投標檔案材材料

肖永菊

13872761986小號:611986

429893827

3

財會、出版、外事 、照片檔案材料(含畢業生合影照)、實物檔案(獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗)及電子版檔案材料

熊秀敏

13872837186小號:67815

419904575

各單位在檔案整理中遇到問題,或有不清楚的地方,請與相關負責人聯系,通過電話或QQ在線聯系。

檔案館電話:8891190

附件一:湖北醫藥學院檔案歸檔范圍和保管期限表

附件二:《各類別檔案歸檔內容及具體要求》

附件三:《2018年度檔案材料移交清單》

湖北醫藥學院檔案館

2019年1月15日

【打印本頁】    【關閉窗口】

易迅彩票 金利彩票 | 东方网彩票 | 云彩宝彩票 | 快发彩票 | 彩迷会 | 永盛彩票 |